4 herramientas para lograr el mejoramiento continuo

Autor Angélica María Amador Gutiérrez el 1/20/20 3:42 PM

HERRAMIENTAS PARA LOGRAR EL MEJORAMIENTO CONTINUO

La mejora continua se define como la identificación de oportunidades que conlleven al logro de los objetivos propuestos. La identificación de estas oportunidades se basa en la aplicación de diferentes herramientas para que se actúe primordialmente de forma preventiva y no reactiva. La mejora continua es una estrategia fundamental para las organizaciones que buscan la excelencia operacional de los colaboradores que conforman los equipos de trabajo y de los procesos que conducen, no solo cumpliendo con las expectativas de los colaboradores y los clientes si no con el deseo de excederlas.

Herramientas para el mejoramiento continuo existen muchas, definir cuál de ellas se utilizará depende de: el tamaño de la organización, la experticia de los colaboradores, la facilidad de manejo, el aspecto a mejorar, entre otras.  Es muy importante recordar que la aplicación de cualquier herramienta requiere de tiempo, actitud frente al cambio y compromiso de los colaboradores.

Las herramientas de mejoramiento son de diferentes clases y su utilización depende del aspecto que queramos mejorar, para su aplicación se requiere de la conformación de un equipo multidisciplinario y de la asignación de tiempo por parte de sus jefes inmediatos para la aplicación de la herramienta.

A continuación, se describen las siguientes herramientas:

1. Herramientas para identificar y definir problemas: se trata de la herramienta inicial en la búsqueda del mejoramiento continuo, porque sin una buena y clara identificación del problema no es posible que las siguientes herramientas funcionen. El primer paso es contar con la cronología del problema que se ha presentado, con la mayor cantidad de información posible. En el segundo paso debemos hacernos las siguientes preguntas:
    1. ¿Cuál es el problema? y ¿Cuál no es el problema?
    2. ¿Dónde está el problema? y ¿Dónde no está el problema?
    3. ¿Qué tan grande es el problema? y ¿Qué tan grande no es el problema?

El tercer y último paso se trata de la descripción clara del problema, es importante en este paso solo describir el problema, sin incluir causas o efectos que conlleven más adelante a un análisis incorrecto de las mismas.

2. Herramientas para analizar problemas: Estas son aplicables cuando requerimos encontrar la causa raíz de un defecto o una desviación en el servicio prestado.

a. Análisis de Causa y Efecto: conocido también como diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa, es una herramienta que combina la interpretación gráfica y la reflexión de los participantes que la utilizan. Se recomienda su aplicación en problemas que involucren diferentes actores y procesos en la organización. Los pasos para su uso son: Identificación del problema e identificación de las posibles causas, que deben ser clasificadas teniendo en cuenta los siguientes factores:

- Mano de obra: corresponde a las causas en las están involucradas las personas; por Ej.: Falta de capacitación, falta de personal, personas que omiten las instrucciones, mala selección de personal, etc.

- Moneda: corresponde a las causas relacionadas con los recursos financieros, por Ej.: falta de presupuesto, mala gestión del presupuesto, etc.

- Manejo: corresponde a las causas relacionadas con el direccionamiento, por Ej.: objetivos confusos, metas poco claras, etc.

- Medio ambiente: corresponde a las causas relacionadas con el ambiente de trabajo, por Ej.: aspectos físicos (Temperatura, humedad, iluminación, espacios físicos, etc.) y aspectos situacionales (Clima laboral, carga de trabajo, colaboración, etc.)

- Método: corresponde a las casusas asociadas a la forma como se deben llevar acabo las actividades, por Ej.: actividades sin documentar, documentos confusos, documentos no disponibles, etc.

- Materia prima: corresponde a las causas relacionadas con los insumos requeridos para el cumplimiento de las actividades, por Ej.: insumos deteriorados, incompletos o no disponibles, etc.

- Medición: corresponde a las causas relacionadas con los instrumentos de medición, por Ej.: no se miden las acciones, indicadores confusos, muchos indicadores, etc.

b. 5 porqués: es una herramienta basada en la formulación de preguntas para buscar la causa de un problema. Se inicia su aplicación preguntándose ¿Por qué se generó el problema?, se trabaja hacia atrás tratando de identificar la causa raíz, preguntándose de manera continua, cinco veces “¿Por qué?, sobre las respuestas emitidas. Es posible que no se obtenga de manera rápida y fácil la causa raíz, en este caso es necesario la aplicación de una herramienta diferente.

(También puede leer: Gestión por procesos… un reto para las organizaciones de salud)

3. Herramientas para generar ideas:

a. SIPOC: por su acrónimo en ingles Suppliers Inputs Process Output Customers. En español, proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. Es una herramienta gráfica que nos permite identificar de forma horizontal toda la información necesaria para la prestación del servicio, esta metodología permite identificar actividades en las que se pueda innovar, actividades cuello de botella y también los recursos requeridos para gestionar la actividad. Los pasos para su implementación son: identificación del proveedor (persona, proceso o empresa que aporta una entrada al proceso); entrada, información, material o incluso personas que son entregadas por el proveedor; proceso, en este paso es necesario identificar las actividades de transformación que se realizan con las entradas y con las cuales se genera un valor; cliente, en este último paso se identifica quién es el receptor del resultado del proceso.

b. BenchMarking: es una herramienta de colaboración entre diferentes grupos, ya sean de la misma organización o entre diferentes organizaciones, que sean identificadas con las mejores prácticas en alguna actividad. Para su implementación se requiere: planificar, es decir, elegir el tema a comparar, identificar el grupo con las mejores prácticas con el cual se quiere comparar, definir el equipo y la metodología para la recolección de datos; recolección de información, consiste en la documentación de las acciones, el análisis de los resultados y la elaboración del informe respectivo con el fin de establecer los puntos de comparación y definir las actividades de mejoramiento.  (También puede leer: ¿Por qué se debe promover la Calidad en la Investigación Clínica?)

4. Herramientas para planificar:
a. PHVA: Se trata de una herramienta basada en un ciclo de 4 pasos: Planificar, Hacer, Verificar y Ajustar, presentada por Deming en los años 50. Esta herramienta es básica en la implementación de Sistemas de Gestión de Calidad y ha sido referenciada en las normas ISO, 9001, 1800 y 14000 entre otras. Es una herramienta muy versátil puesto que permite ser aplicada en tanto en pequeñas como en grandes actividades. El primer paso Planificar consiste en la definición de los objetivos o metas a lograr, equipo designado y metodología de trabajo, es la fase a la que mayor tiempo se debe dedicar el equipo. El segundo paso es Hacer consiste en implementar lo que se ha definido durante el paso de planificación. Verificar es el tercer paso y consiste en comparar lo planificado sobre lo hecho, evaluando si se cumplió o no el objetivo o la meta propuesta. Por último, Ajustar, se refiere a tomar las acciones necesarias para corregir o modificar lo que se planeó de forma tal que se cumpla la meta propuesta.

Estas herramientas se pueden combinar para lograr mejores resultados, lo importante es lograr la adherencia de los colaboradores y resaltar el significado que tiene para éstos. De esta manera la organización podrá superar las metas y expectativas planteadas.

 

 Angélica María Amador Gutiérrez.

Gestor de Calidad y Atención al Usuario | CAIMED

 

Mejoramiento Continuo - CAIMED Infografía

Etiquetas: Gestion de calidad

Suscríbase al Blog

Lists by Topic

see all